優先順位付けを工夫したら一気にタスク管理が上手くまわりはじめた話
優先順位付けの方法
タスク管理において優先順位付けをするかどうかは人によって分かれるところだ。
私は優先順位付けをしないで目についたものからタスクを処理するタイプだった。
ところが最近たまたま優先順位付けをしてみたら面白いようにタスク管理がうまくいくようになったのでこれを紹介したい。
優先順位付けとはどういうことか
まず優先順位付けと言われてピンとこない人がいるかもしれないので説明しておく。
次のようなタスクリストがあったとする。
・卵を買う。
・先輩にメールを送る。
・ハンターハンター33巻を読む。
・タオルを洗濯する。
・英語の勉強をする。
これを重要な順番に並べる。これが優先順位付けだ。
優先順位付けをしたあとのタスクリストはこうなる。
・先輩にメールを送る。
・卵を買う。
・タオルを洗濯する。
・英語の勉強をする。
・ハンターハンター33巻を読む。
優先順位の高い順に並べてみた。これを頭からやっていけば優先順位の高い順番でタスクをこなせる。
優先順位付けのメリット・デメリット
優先順位付けのメリットは何か。
当たり前だが優先順位が高い順にタスクをこなせるということだ。
ではデメリットは何か。めんどくさいこと、時間がかかることだ。
めんどくさいとタスクアプリそのものを開かなくなるので、私は優先順位付けはやめていた。
重要なタスクが埋もれた
ここのところ問題になっていたのが、「重要なタスクが埋もれる」ということだ。
私はWunderlistというタスク管理アプリを使っている。やりたいことを思いついたらすぐにこのアプリにタスクを登録する。ちょっとでも思いついたらすぐに登録しているので、今日やるべきタスクのところに50個以上のタスクが並ぶことになる。重要でないタスクはなるべく「今日」のフォルダから除外するようにしているのだけれど、それでもたくさんのタスクが並ぶ。それだけたくさん並んでいると、本当に早めに終わらせるべきタスクがどれなのか感覚としてわからなくなる。気が付くと最も大事なタスクの締め切りが過ぎてしまっていたなんてことがあって非常に困った。
今日やるべきタスクを絞る
そもそも今日やるべきタスクの中に大量のタスクがあるのが問題だ。確かにどれもこれも今日やってしまいたいタスクではある。しかしながら限られた時間の中で全てはできない。
だから思い切って、一日にやるタスクを3つに絞った。
この3つの最重要タスクはフォルダを変えずに星マークをつけて管理することにした。
私の使っているWunderlistはタスクにそれぞれ星マークをつけることができるのだ。星マークをつけられるアプリはたくさんあるので皆さんのタスク管理ソフトにもそういう機能があるか見てみてほしい。
3つに絞るのはできればタスクを行う前日がいい。前日にタスクリストをざっと見なおして重要なものに星をつけるのだ。当日は星がついた3つのタスクをまず終わらせることに集中する。
昔「アイビー・リーの25000ドルのアイデア」という話を聞いたことがあるが、その方法とほぼ一緒であることにやり始めてから気がついた。
二週間ほど試してみたけれど、この方法は効果てきめんだった。3つだけだとめんどくさいことも何とかやる気になる。本当に大事な、今までやり残していたタスクが片付くので生活が良い方向にまわり始める。優先順位付けも一つ一つのタスクにやると面倒だが、この方法なら1分でできる。
本当に重要なタスクからこなすために色々な方法を試したけれど、一番効いたのはこの方法だ。同じ悩みがある人は是非試していただきたい。