優先順位付けを工夫したら一気にタスク管理が上手くまわりはじめた話
優先順位付けの方法
タスク管理において優先順位付けをするかどうかは人によって分かれるところだ。
私は優先順位付けをしないで目についたものからタスクを処理するタイプだった。
ところが最近たまたま優先順位付けをしてみたら面白いようにタスク管理がうまくいくようになったのでこれを紹介したい。
優先順位付けとはどういうことか
まず優先順位付けと言われてピンとこない人がいるかもしれないので説明しておく。
次のようなタスクリストがあったとする。
・卵を買う。
・先輩にメールを送る。
・ハンターハンター33巻を読む。
・タオルを洗濯する。
・英語の勉強をする。
これを重要な順番に並べる。これが優先順位付けだ。
優先順位付けをしたあとのタスクリストはこうなる。
・先輩にメールを送る。
・卵を買う。
・タオルを洗濯する。
・英語の勉強をする。
・ハンターハンター33巻を読む。
優先順位の高い順に並べてみた。これを頭からやっていけば優先順位の高い順番でタスクをこなせる。
優先順位付けのメリット・デメリット
優先順位付けのメリットは何か。
当たり前だが優先順位が高い順にタスクをこなせるということだ。
ではデメリットは何か。めんどくさいこと、時間がかかることだ。
めんどくさいとタスクアプリそのものを開かなくなるので、私は優先順位付けはやめていた。
重要なタスクが埋もれた
ここのところ問題になっていたのが、「重要なタスクが埋もれる」ということだ。
私はWunderlistというタスク管理アプリを使っている。やりたいことを思いついたらすぐにこのアプリにタスクを登録する。ちょっとでも思いついたらすぐに登録しているので、今日やるべきタスクのところに50個以上のタスクが並ぶことになる。重要でないタスクはなるべく「今日」のフォルダから除外するようにしているのだけれど、それでもたくさんのタスクが並ぶ。それだけたくさん並んでいると、本当に早めに終わらせるべきタスクがどれなのか感覚としてわからなくなる。気が付くと最も大事なタスクの締め切りが過ぎてしまっていたなんてことがあって非常に困った。
今日やるべきタスクを絞る
そもそも今日やるべきタスクの中に大量のタスクがあるのが問題だ。確かにどれもこれも今日やってしまいたいタスクではある。しかしながら限られた時間の中で全てはできない。
だから思い切って、一日にやるタスクを3つに絞った。
この3つの最重要タスクはフォルダを変えずに星マークをつけて管理することにした。
私の使っているWunderlistはタスクにそれぞれ星マークをつけることができるのだ。星マークをつけられるアプリはたくさんあるので皆さんのタスク管理ソフトにもそういう機能があるか見てみてほしい。
3つに絞るのはできればタスクを行う前日がいい。前日にタスクリストをざっと見なおして重要なものに星をつけるのだ。当日は星がついた3つのタスクをまず終わらせることに集中する。
昔「アイビー・リーの25000ドルのアイデア」という話を聞いたことがあるが、その方法とほぼ一緒であることにやり始めてから気がついた。
二週間ほど試してみたけれど、この方法は効果てきめんだった。3つだけだとめんどくさいことも何とかやる気になる。本当に大事な、今までやり残していたタスクが片付くので生活が良い方向にまわり始める。優先順位付けも一つ一つのタスクにやると面倒だが、この方法なら1分でできる。
本当に重要なタスクからこなすために色々な方法を試したけれど、一番効いたのはこの方法だ。同じ悩みがある人は是非試していただきたい。
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方向転換しまくりミステリー『その女アレックス』(ネタバレなし感想)
ちょうどシャマラン監督の映画『ヴィジット』を見たばかりだったので、さらにツイストの効いた作品を読みたいと思い買ってみた。
物語はアレックスと呼ばれる女性が誘拐されるところから始まる。その後カミーユという警察が出てきて誘拐事件を解決に導こうとする。アレックスは脱走を試みる、カミーユはあの手この手を使って犯人を追いつめる。犯人は捕まり一件落着。そういうお話かと思ったら序盤から方向が変わってくる。
これ以上は約束の「101ページ以降の展開」の説明になってしまうので詳しく言えないが、最後の最後まで引っ張ってどんでん返しがあるというよりも序盤から話がどんどん違う方向に行く小説だ。右折左折を繰り返して最終的にどこにたどり着くのかわからなくなる。もちろんいい意味でだ。これだけ方向転換をしまくっているというのに、読み終わったあと頭がこんがらがらない。筋は非常にわかりやすいのが素晴らしい。
読み終わってから気づいたのだが、冒頭の登場人物紹介に誘拐犯が誰か書いてあった。ここからもわかるように、この小説は「犯人がでてきました。捕まえました」という小説ではないのだ。犯人がわかっていても楽しめるということだろう。
普段ミステリーを読まない僕でも楽しめた。ミステリー愛好家はこのストーリー展開に関してどう思うのか意見を聞いてみたい。
少しグロテスクな描写が多いので、そういうのが大丈夫な人かつ少しひねりの効いたミステリーを読みたい方にオススメの作品。
自炊する本の選択基準を考えてみた
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オフィスの片付けに困ったら、『仕事はできるのに、机がぐちゃぐちゃで困ってるきみへ/美崎栄一郎』
■オフィスの片付け本
「結果を出す人は~」のノート術本でお馴染み、美崎さんの片付け本。 主にオフィスの整理方法について書いてある。
自分の仕事には応用できないが、整理によって振られる仕事をコントロールする方法なども書いてあって面白い。
■デスクの上の整理方法
実際に役に立ったのは机の上の書類置き場の作り方。
著者は机の上の書類の整理に関していくつかルールを決めていて、そのうちの一つが「横置きにしない」ということだ。
確かに横置きにすると何の書類が置いてあるかわからなくなって埋もれてしまうことが多い。
溜まりに溜まって大掃除する時に「ああ、そういえばこんなところにこんな書類があったのか」と思うこともある。
散らかる要因の一つとして横置きは大きなものになっている。
では縦置きの書類をどのように分類するのか。
著者は縦置きの書類入れを使っている。
3分割の書類入れを使って、一番左からアグレッシブレーン、はんこレーン、リーディングレーンと分けている。
その使い方は以下の通りだ。
アグレッシブレーン:今走っているプロジェクトの資料を入れる。プロジェクトごとにクリアファイルを分ける。
はんこレーン:請求書や伝票など誰かに回す必要のある書類。できるだけ空にしておく。
リーディングレーン:興味ある分野の本や資料、データなど。スキマ時間にすっと読めるように。
■クリアファイルの使い方
アグレッシブレーンの資料はプロジェクトが一段落ついた時点で引き出しの中に入れる。
大体10ファイルくらいがアグレッシブレーンに入るファイル量の目安だという。
著者はクリアファイルの選び方にも気をつけている。
透明なクリアファイルではなくカラフルなクリアファイルやキャラクターもののクリアファイルを使っているそうだ。
頭の中でファイルと中の資料の関連付けがしやすいので、すぐに必要なファイルが取り出せる。
■まとめ
その他にもパソコンのデスクトップの整理方法や会社の中でのちょっとしたテクニック(上司に本を薦められた時の対処法など)が載っている。
タイトルの通り、机の上がぐちゃぐちゃで困っている方は読んでみるとよいかもしれない。
整理方法が学べるはずだ。
最後に、本筋とは関係ないが気に入った文章を引用して終わりにする。
「出木杉の本質は、机がきれいなことでも、道具にこだわっていることでもないし、知識や能力が豊富なことでもない。「自分は何をしたいか」が明確で、そこに一直線に進んでいることなんだな」
注:出木杉というのはこの本の小説パートに出てくる仕事ができるキャラの名前。
一日に1つだけ、タスクをこなすつもりで動く
一日に重要なタスクを1つだけやる。
そんな風に少し意識を変えてみることにした。
やるべきタスクは膨大だ。多すぎて嫌になってくる。
そんなたくさんのタスクを一度にこなそうと思うと動けなくなる。
何から手を付けていいのか途方にくれてしまい初動が遅くなる。
だから意識を変えることにしたのだ。
一日に重要なタスクを1つだけ進めることにした。
少し欲張ってもう1つ。合計2つくらいやれれば大したもんだ。
そういう意識でやれば初動が速くなるし何より満足感が得られる。
そのまま軌道に乗ってたくさんのタスクをこなせたらそれは大成功だし、
1つこなせただけでも十分な収穫だ。
何もできずに些末な暇つぶしに時間を費やすよりかはよっぽどいい。
まずは意識を変える。
一日に1つでいいからタスクをつぶそう。